Trước đây, để thực hiện cuộc gọi điện thoại, chúng ta phải sử dụng các thiết bị truyền thông truyền thống như điện thoại cố định, điện thoại di động hoặc hệ thống PBX để chuyển đổi tín hiệu giọng nói từ dạng analog sang dạng số. Tuy nhiên, với sự phát triển của mạng Internet và công nghệ VoIP, việc truyền giọng nói qua mạng đã trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn bao giờ hết. Vậy VoIP là gì? Vì sao nên ứng dụng VoIP vào mô hình kinh doanh của doanh nghiệp?
VoIP là gì?
VoIP (Voice over Internet Protocol) là một công nghệ giúp truyền tải giọng nói giữa người dùng thông qua mạng internet. Thay cho các mạng điện thoại truyền thống. Giao thức này ra đời giải quyết được tất cả các vấn mà tổng đài Analog gặp phải. Với những ưu điểm về tính linh hoạt, tiết kiệm và hiệu quả.
VoIP có thể được sử dụng thông qua các thiết bị như điện thoại, máy tính,… Hiện được sử dụng rộng rãi trong các công ty và cá nhân. Nhằm tiết kiệm chi phí liên lạc và cung cấp các tính năng phong phú như hội nghị trực tuyến, chuyển tiếp cuộc gọi, gọi nội bộ, gọi quốc tế, vvv
VoIP cũng được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp và tổ chức. Cho phép họ thiết lập các trung tâm cuộc gọi, tổ chức hội nghị trực tuyến. Ngoài ra còn hỗ trợ tích hợp hệ thống điện thoại với các ứng dụng và công cụ khác.
Tính năng đặc trưng của tổng đài VoIP
Tiếp nhận nhiều cuộc gọi đồng thời
Khi có nhiều cuộc gọi đến cùng lúc vào số hotline của cty, khách hàng có thể cảm thấy bực mình khi họ gọi vào mà không ai nhận cuộc gọi khi cần thiết. Tính năng này cho phép tiếp nhận tất cả cuộc gọi đến đồng thời. Sau đó phân tự động cho máy trắng. Bảo đảm tiếp nhận được nhiều cuộc gọi đồng thời. Nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Ghi âm cuộc gọi
Tất cả các cuộc ra vào hệ thống đều được ghi âm và lưu lại. Điều này sẽ hỗ trợ việc quản lý cuộc gọi và đánh giá. Số lượng files, dung lượng hay thời điểm lưu files ghi âm có thể được setup tùy chọn để giảm tải tài nguyên lưu trữ, tiết kiệm chi phí.
Chuyển cuộc gọi
Tính năng cho phép setup chuyển cuộc gọi tự động đến máy khác khi không có người bắt máy. Chuyển cuộc gọi từ điện thoại bàn vào di động hoặc chuyển thủ công bằng phím bấm.
Lời chào tự động và điều hướng cuộc gọi
Setup files ghi âm lời chào tự động khi có cuộc gọi vào. Cuộc gọi sẽ giới thiệu về công ty, dịch vụ trong khi chờ nhân viên tiếp nhận hỗ trợ khách hàng. Điều này giúp giảm tỉ lệ ngắt máy khi phải chờ máy quá lâu.
Sử dụng trên nhiều thiết bị
Bạn có thể sử dụng VoIP trên cả máy tính, laptop và điện thoại di động. Chỉ cần những thao tác đơn giản như tải app, kết nối hệ thống bạn đã có thể sử dụng VoIP trên chính thiết bị của mình.
Gọi nội bộ miễn phí
Có thể sử dụng nhiều thiết bị nghe gọi như điện thoại bàn IP phone, softphone được cài đặt trên máy tính hoặc di động. Hỗ trợ cả nút call gọi trực tiếp trên web cho khách hàng gọi vào. Nhằm tăng tính tiện lợi và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp.
Ứng dụng VoIP trong doanh nghiệp
VoIP có nhiều ứng dụng trong doanh nghiệp, cung cấp cho các doanh nghiệp các tính năng liên lạc tiên tiến, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số cách mà VoIP có thể được sử dụng trong doanh nghiệp:
- Gọi điện thoại nội bộ: Các doanh nghiệp có thể sử dụng VoIP để gọi điện thoại nội bộ giữa các nhân viên trong công ty. Điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí liên lạc trong công ty.
- Hội nghị trực tuyến: giữa nhân viên với khách hàng từ bất kỳ đâu trên thế giới. Điều này có thể giúp tiết kiệm chi phí đi lại và thời gian.
- Tính năng chuyển tiếp cuộc gọi: Các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng chuyển tiếp cuộc gọi của VoIP để đảm bảo cuộc gọi đến được nhận và giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Dịch vụ cuộc gọi khách hàng: Được ứng dụng trong hầu hết các doanh nghiệp. Các tính năng của VoIP có thể giúp quản lý các cuộc gọi khách hàng một cách hiệu quả.
- Tính năng hội thoại qua video: Các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng hội thoại qua video của VoIP để tiến hành các cuộc họp trực tuyến. Giúp cho nhân viên có thể giao tiếp một cách hiệu quả từ xa.
- Tính năng tự động quay số: Các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng tự động quay số của VoIP để giảm thời gian và công sức.
Ngoài ra bạn có thể sử dụng song song giữa VoIP và Auto Call để giúp nâng cao hiệu suất công việc. Chúng hỗ trợ cho nhau giúp doanh nghiệp giảm chi phí và tiết kiệm thời gian vận hành.
Mô hình hệ thống VoIP của Abenla Call Center
- Hệ thống chạy trên hạ tầng Cloud Computing Viettel/VNPT/FPT/CMC
- Hoạt động theo cơ chế Active/Standby, đồng bộ DB tự động.
- Các Agents kết nối vào hệ thống qua đường trực tiếp hoặc qua Internet .
- Hệ thống có khả năng kết nối và đồng bộ dữ liệu vào CRM / DWH khách hàng.
- Khả năng cập nhật Lead realtime và nhận data từ Landing Page của khách hàng
- Lưu trữ ghi âm cuộc gọi tại Call Center. Có khả năng backup ra storage bên ngoài theo khoảng thời gian mà khách hàng yêu cầu.
- Kết nối tất cả đầu số SIP các nhà mạng hiện nay: VNPT, Viettel, FPT, CMC, SPT,… và các đầu số SIP Trunk di động: Vinaphone, Mobifone, Viettel
- Kết nối các thiết bị GSM Gateway hỗ trợ SIP protocol
Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, VoIP sẽ tiếp tục được cải tiến và phát triển để đáp ứng nhu cầu liên lạc ngày càng tốt hơn. Do đó, VoIP sẽ vẫn đóng vai trò quan trọng và được sử dụng rộng rãi trong tương lai. Truy cập www.softphone.vn để biết thêm thông tin.
