Khi kinh doanh và giao tiếp trở nên ngày càng phức tạp, việc duy trì một hệ thống liên lạc hiệu quả là một thách thức quan trọng đối với các tổ chức. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp và tổ chức vẫn đang sử dụng các phương pháp liên lạc truyền thống. Gây ra sự hao phí thời gian và tiềm ẩn rủi ro cho hoạt động kinh doanh. Để giải quyết vấn đề này, dịch vụ tổng đài đã ra đời. Vậy tổng đài là gì? Chúng mang lại lợi ích gì. Mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây nhé!
1. Tổng đài là gì?
Tổng đài là một hệ thống truyền thông điện thoại hoặc máy tính. Được sử dụng để điều phối và quản lý cuộc gọi từ nhiều người dùng đến một số điện thoại. Nó cung cấp một trung tâm điều phối để xử lý và chuyển tiếp cuộc gọi đến người nhận hoặc bộ phận cần thiết.
Tổng đài thường được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp hoặc tổ chức công cộng. Như ngân hàng, công ty dịch vụ khách hàng, bệnh viện và các tổ chức chính phủ. Hệ thống tổng đài có thể có các tính năng như:
- Chuyển tiếp cuộc gọi tự động
- Giữ cuộc gọi trong hàng đợi
- Ghi âm cuộc gọi
- Cung cấp các tùy chọn menu điều hướng để người dùng có thể lựa chọn phù hợp
Tổng đài cũng có thể liên kết với các hệ thống khác như email, chat trực tuyến hoặc CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) để cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng toàn diện.
2. Lợi ích của tổng đài là gì?
2.1. Lợi ích của việc sử dụng tổng đài
- Cải thiện trải nghiệm khách hàng: cho phép khách hàng tiếp cận dịch vụ hỗ trợ nhanh chóng. Đồng thời giảm thời gian chờ đợi và tăng tính chính xác của việc chuyển tiếp cuộc gọi.
- Tăng năng suất nhân viên: giúp tổ chức phân phối và quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả. Giúp nhân viên tiếp cận thông tin và yêu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và dễ dàng.
- Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tổng đài có thể tự động chuyển tiếp cuộc gọi đến nhân viên hoặc bộ phận phù hợp. Giúp giảm thiểu thời gian di chuyển và tối ưu hóa việc phân công công việc.
- Quản lý dữ liệu và thông tin: Tổng đài có thể ghi âm và lưu trữ cuộc gọi, cung cấp dữ liệu và thông tin quan trọng về khách hàng và tương tác với khách hàng. Điều này giúp tổ chức phân tích và đánh giá hiệu quả hoạt động, cải thiện dịch vụ và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
- Tích hợp hệ thống: với các hệ thống khác như CRM, email, chat trực tuyến. Nhằm cung cấp trải nghiệm hỗ trợ khách hàng toàn diện và liên kết thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.
- Tăng cường hợp tác và linh hoạt làm việc: Tổng đài điện thoại có thể kết nối các văn phòng và nhân viên từ xa. Giúp tăng cường hợp tác và linh hoạt làm việc. Các cuộc gọi có thể được chuyển tiếp và xử lý từ bất kỳ địa điểm nào. Giúp tăng cường khả năng làm việc từ xa. Hỗ trợ đáp ứng nhu cầu làm việc linh hoạt của nhân viên.
2.2. Ví dụ cụ thể về dịch vụ tổng đài của doanh nghiệp
Công ty ABC là một công ty thương mại điện tử bán hàng trực tuyến. Họ quyết định triển khai một tổng đài dịch vụ khách hàng để cung cấp hỗ trợ và giải quyết các vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Khi khách hàng gọi đến tổng đài, họ sẽ được đón tiếp bởi một menu thoại tự động (IVR) để lựa chọn các tùy chọn tương ứng. Ví dụ, họ có thể chọn 1 để đặt hàng mới, 2 để yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, 3 để tra cứu tình trạng đơn hàng, và 4 để liên hệ với bộ phận tư vấn bán hàng.
Tổng đài dịch vụ khách hàng này giúp công ty ABC cung cấp hỗ trợ và giải quyết các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Ngoài ra còn giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng.
3. Cách lựa chọn tổng đài phù hợp với từng quy mô và chức năng
Doanh nghiệp nhỏ và vừa
Với quy mô này, bạn có thể xem xét giải pháp tổng đài dựa trên đám mây. Điều này giúp giảm thiểu các chi phí cài đặt và quản lý. Đồng thời, lựa chọn một giải pháp dễ sử dụng, linh hoạt và có khả năng mở rộng để phù hợp với sự tăng trưởng của doanh nghiệp của bạn.
Trung tâm dịch vụ khách hàng
Tính năng quản lý và theo dõi cuộc gọi là quan trọng trong lĩnh vực này. Lựa chọn tổng đài với tính năng như IVR, chuyển tiếp tự động, ghi âm cuộc gọi, phân loại cuộc gọi và tích hợp CRM giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.
Doanh nghiệp quốc tế
Nếu bạn là một doanh nghiệp quốc tế hoặc có nhu cầu sử dụng nhiều ngôn ngữ, lựa chọn tổng đài có tính năng hỗ trợ nhiều ngôn ngữ là cần thiết. Điều này giúp đáp ứng nhu cầu của khách hàng ở các khu vực và ngôn ngữ khác nhau. Tạo ra trải nghiệm tốt hơn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Nếu mục đích sử dụng chính của bạn là tăng cường hoạt động bán hàng, bạn có thể lựa chọn tổng đài tích hợp với hệ thống CRM. Điều này giúp tự động hóa quy trình bán hàng, ghi lại thông tin quan trọng về khách hàng. Tạo ra sự liên kết mạnh mẽ giữa bộ phận bán hàng và dịch vụ khách hàng.
Tổ chức giáo dục
Trong lĩnh vực giáo dục, tính năng quản lý lớp học và thông báo là quan trọng. Lựa chọn tổng đài có tính năng như ghi âm cuộc gọi, chuyển tiếp tự động, thông báo đa kênh và tích hợp với hệ thống quản lý học sinh và giáo viên. Giúp cải thiện quy trình quản lý lớp học và tạo ra một môi trường học tập tốt hơn. Ngoài ra, tính năng hỗ trợ học trực tuyến và ghi âm bài giảng cũng là những yếu tố quan trọng trong lựa chọn tổng đài cho tổ chức giáo dục.
Cơ quan chính phủ
Đối với cơ quan chính phủ, tính bảo mật và an ninh thông tin là yếu tố cần xem xét. Lựa chọn tổng đài có tính năng bảo mật cao. Khả năng tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu. Ngoài ra, tính năng quản lý cuộc gọi và tích hợp hệ thống thông tin cũng giúp cải thiện hiệu quả làm việc của cơ quan chính phủ.
Lựa chọn tổng đài phù hợp với mục đích sử dụng khác nhau. Cần đòi hỏi xem xét các yếu tố cụ thể của từng ngành và tổ chức. Quan trọng nhất là hiểu rõ nhu cầu và mục tiêu của tổ chức. Sau đó áp dụng các tiêu chí lựa chọn như tính năng, quản lý, hỗ trợ và chi phí. Giúp doanh nghiệp tìm ra giải pháp tổng đài phù hợp nhất. Liên hệ Tổng đài Softphone của chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.
GIỚI THIỆU VỀ ABENLA SOLUTION
Abenla là công ty tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ SMS Marketing – SMS Brandname – Auto Call – Big Data Telesale, chúng tôi đã cung cấp hơn 3000 brandname đang hoạt động trên hệ thống, đặc biệt là các ngành SMS bất động sản, SMS tuyển sinh…
Abenla hiện là đối tác cung cấp dịch vụ với mức giá ưu đãi nhất cùng với việc làm chủ về công nghệ sms và đội ngũ hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi cam kết sẽ đồng hành và hỗ trợ đối tác sử dụng 1 dịch vụ chất lượng và hiệu quả
Thông tin liên hệ:
✅ Công ty : ⭐ ABENLA
✅ Tư vấn sản phẩm: ⭐ (028).6680.8866
✅ Chuyên : ⭐ SMS Marketing và Tổng đài chăm sóc khách hàng Softphone
