Ghi âm cuộc gọi là một tính năng phổ biến trong doanh nghiệp để giúp quản lý chất lượng dịch vụ và đảm bảo tuân thủ các quy định liên quan đến giao tiếp với khách hàng. Các tính năng của ghi âm cuộc gọi cho doanh nghiệp là rất đa dạng và hữu ích. Tuy nhiên không phải dịch vụ nào cũng hỗ trợ tính năng cài đặt ghi âm cuộc gọi. Cùng Softphone tìm hiểu về tổng đài ghi âm cuộc gọi tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay ở bài viết dưới đây nhé!
Vì sao doanh nghiệp cần ghi âm cuộc gọi?
Với các doanh nghiệp có đội ngũ telesales thì chất lượng mỗi cuộc thoại là vô cùng quan trọng. Chúng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc ghi âm lại những cuộc trò chuyện với khách hàng sẽ rất cần thiết. Giúp doanh nghiệp ghi lại tất cả các cuộc gọi đến và đi. Hỗ trợ cho việc giám sát và đánh giá chất lượng dịch vụ khách hàng. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể nắm bắt được các khó khăn, thắc mắc hay vấn đề của khách hàng. Đồng thời, đưa ra những giải pháp tốt nhất. Vì vậy, doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống tổng đài ghi âm cuộc gọi nếu như doanh nghiệp của bạn:
- Có những cuộc thoại trao đổi các vấn đề quan trọng như hợp đồng, feedback khách hàng,..
- Có những giao dịch với khách hàng qua điện thoại
- Cần ghi âm lại quá trình sale tư vấn dịch vụ,…
- Cần đánh giá hiệu quả của bộ phận chăm sóc khách hàng hay bộ phận tư vấn, chốt đơn,…
Nếu như những đặc điểm trên cũng xảy ra ở doanh nghiệp bạn thì một hệ thống tổng đài có hỗ trợ ghi âm cuộc gọi là cần thiết. Với những tổng đài truyền thống, việc ghi âm cuộc gọi sẽ khá phức tạp. Bạn cần đầu tư thiết bị hỗ trợ và phải khởi động thiết bị đó trong mỗi cuộc gọi trước khi ghi âm. Nhưng với mô hình tổng đài ảo, mọi thứ sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể ghi âm cuộc gọi một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Tổng đài ghi âm cuộc gọi hoạt động như thế nào
Ghi âm cuộc gọi là một tính năng của hệ thống tổng đài điện thoại. Chúng cho phép ghi lại các cuộc gọi giữa khách hàng và nhân viên. Các cuộc gọi này được ghi lại dưới dạng tệp âm thanh. Và lưu trữ trên máy chủ hoặc điện toán đám mây.
Quá trình hoạt động của tổng đài ghi âm cuộc gọi bao gồm các bước sau:
- Người dùng thực hiện cuộc gọi đến tổng đài điện thoại của doanh nghiệp.
- Tổng đài điện thoại kết nối cuộc gọi này đến một nhân viên hoặc một nhóm nhân viên.
- Tổng đài ghi lại cuộc gọi giữa khách hàng và nhân viên dưới dạng tệp âm thanh.
- Tệp ghi âm được lưu trữ trên máy chủ hoặc điện toán đám mây. Hỗ trợ quá trình quản lý và phân tích sau này.
Tính năng ghi âm cuộc gọi của tổng đài điện thoại có nhiều lợi ích. Bao gồm: cải thiện chất lượng dịch vụ, hỗ trợ huấn luyện nhân viên, nghiên cứu thị trường và giải quyết tranh chấp về giao dịch hoặc hợp đồng.
Hướng dẫn xây dựng tổng đài ghi âm cuộc gọi
Để xây dựng được hệ thống tổng đài ghi âm cuộc gọi rất đơn giản. Nói một các đơn giản thì bạn chỉ cần tìm đến một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng bởi họ sẽ cung cấp và hướng dẫn vận hành đầy đủ cho bạn.
Softphone của Abenla là một đơn vị cung cấp tổng đài uy tín, chất lượng. Với nhiều năm kinh nghiệm trong ngành viễn thông. Hệ thống tổng đài ảo cao cấp là một trong những sản phẩm dẫn đầu ngành mà Softphone cung cấp. Với chi phí tốt nhất cùng hệ thống hiện đại, luôn cập nhật những công nghệ mới, Softphone là đơn vị đảm bảo và uy tín nhất để bạn lựa chọn gửi gắm hệ thống tổng đài có chức năng ghi âm.
Để hệ thống hoàn hảo hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị một vài thông tin sau:
- Số lượng máy nhánh và các máy cần chức năng ghi âm
- Kịch bản và lời chào hệ thống
- Mức chi phí doanh nghiệp có thể bỏ ra để đầu tư hệ thống.
Xử lý các file ghi âm sao cho hiệu quả
Khi đã ghi âm cuộc gọi, các tệp ghi âm này cần được quản lý một cách cẩn thận để đảm bảo an toàn và dễ dàng truy cập trong tương lai. Dưới đây là một số cách để quản lý các tệp ghi âm sau khi đã ghi âm cuộc gọi:
Lưu trữ tệp ghi âm trên máy tính hoặc máy chủ
Các tệp ghi âm có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc máy chủ để dễ dàng truy cập và quản lý. Tuy nhiên, điều này cũng có thể gây ra rủi ro về bảo mật, vì vậy các tệp cần được mã hóa và bảo vệ bằng mật khẩu để đảm bảo an toàn.
Sử dụng các công cụ quản lý tệp
Các công cụ quản lý tệp có thể giúp quản lý các tệp ghi âm một cách hiệu quả hơn. Ví dụ: các phần mềm quản lý tệp như Dropbox, Google Drive hoặc OneDrive có thể giúp lưu trữ và chia sẻ các tệp ghi âm một cách dễ dàng.
Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu
Các hệ thống quản lý tài liệu được thiết kế để lưu trữ các tài liệu và tệp. Các hệ thống này cung cấp các tính năng như quản lý phiên bản, chia sẻ tệp và tìm kiếm nhanh chóng. Một số ví dụ về hệ thống quản lý tài liệu là SharePoint hoặc Confluence.
Xóa các tệp không cần thiết
Các tệp ghi âm không cần thiết hoặc lỗi có thể gây ra sự rối loạn trong hệ thống quản lý tệp. Vì vậy, cần xóa các tệp này định kỳ để giữ cho hệ thống quản lý tệp của bạn luôn sạch sẽ. Thuận tiện cho việc quản lý.
Tham khảo thêm: Tổng đài IP cho doanh nghiệp
Hi vọng với bài viết trên đây sẽ giúp bạn hiểu hơn về tiện ích ghi âm cuộc gọi. Không chỉ gia tăng sự chuyên nghiệp và mà còn quản lý doanh nghiệp hiệu quả hơn. Liên hệ ngay cho softphone.vn để được hỗ trợ nhanh chóng và nhiệt tình nhất.
GIỚI THIỆU VỀ ABENLA SOLUTION
Abenla là công ty tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ SMS Marketing – SMS Brandname – Auto Call – Big Data Telesale, chúng tôi đã cung cấp hơn 3000 brandname đang hoạt động trên hệ thống, đặc biệt là các ngành SMS bất động sản, SMS tuyển sinh…
Abenla hiện là đối tác cung cấp dịch vụ với mức giá ưu đãi nhất cùng với việc làm chủ về công nghệ sms và đội ngũ hơn 10 năm kinh nghiệm trong ngành. Chúng tôi cam kết sẽ đồng hành và hỗ trợ đối tác sử dụng 1 dịch vụ chất lượng và hiệu quả
Thông tin liên hệ:
✅ Công ty : ⭐ ABENLA
✅ Tư vấn sản phẩm: ⭐ (028).6680.8866
✅ Chuyên : ⭐ SMS Marketing và Tổng đài chăm sóc khách hàng Softphone
