Tổng đài IP đã trở thành một phương tiện giao tiếp không thể thiếu trong cuộc sống hiện nay. Sự phổ biến của IP Phone được dự đoán sẽ tiếp tục tăng lên trong tương lai. Đặc biệt là khi các doanh nghiệp ngày càng nhận thức được lợi ích của việc sử dụng công nghệ mạng này. Vậy doanh nghiệp bạn nên ứng dụng Tổng đài IP như thế nào? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây nhé!
Tổng đài IP là gì?
Tổng đài IP (Internet Protocol) hay IP Phone là một hệ thống tổng đài điện thoại trên mạng internet. Cho phép người dùng truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Chúng hoạt động dựa trên công nghệ VoIP (Voice over Internet Protocol). Hỗ trợ truyền tải âm thanh và video thông qua giao thức IP.
Tổng đài IP thường được sử dụng trong các doanh nghiệp, tổ chức hoặc các tổ chức nhỏ để quản lý cuộc gọi đến và đi ra của công ty. Hệ thống này cho phép quản lý và chia sẻ các tài nguyên của tổng đài trên toàn bộ mạng. Bao gồm các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm, gọi đến nhiều điện thoại cùng lúc, và nhiều hơn nữa.
Hơn nữa, chúng cũng có thể được tích hợp với các hệ thống khác nhau. Chẳng hạn như email, fax, và tin nhắn giọng nói,…để quản lý tất cả các hoạt động liên lạc của doanh nghiệp.
Quy trình lắp đặt hệ thống tổng đài IP
Bước 1: Thiết kế hệ thống
Để lắp đặt một tổng đài IP, cần có một kế hoạch thiết kế hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Điều này bao gồm xác định số lượng người dùng, đặc tính của hệ thống, số lượng cuộc gọi dự kiến, cơ sở hạ tầng mạng hiện tại và các yêu cầu kết nối khác.
Bước 2: Lựa chọn tổng đài IP và các thiết bị kết nối
Sau khi thiết kế hệ thống, cần phải chọn một tổng đài IP phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cần phải lựa chọn các thiết bị kết nối như gateway VoIP, switch mạng và các thiết bị khác để đảm bảo việc kết nối và hoạt động của hệ thống.
Bước 3: Cài đặt phần mềm và cấu hình
Sau khi chọn được tổng đài IP và các thiết bị kết nối, cần phải cài đặt phần mềm và cấu hình hệ thống để đảm bảo hoạt động chính xác và hiệu quả.
Bước 4: Kết nối với các thiết bị điện thoại
Sau bước 3, bạn cần kết nối tổng đài IP với các thiết bị điện thoại của người dùng để cho phép các cuộc gọi được thực hiện.
Bước 5: Kiểm tra và bảo trì
Cuối cùng, cần kiểm tra và bảo trì hệ thống tổng đài IP để đảm bảo hoạt động ổn định và hiệu quả trong suốt quá trình sử dụng. Việc kiểm tra và bảo trì bao gồm kiểm tra kết nối mạng, cập nhật phần mềm và khắc phục sự cố nếu có.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách cài đặt Softphone
Vì sao doanh nghiệp nên thiết lập tổng đài IP Phone?
Tiết kiệm chi phí
Thiết lập IP Phone có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. So với các hệ thống tổng đài điện thoại truyền thống, tổng đài IP Phone có chi phí đầu tư thấp hơn. Do không cần phải mua các thiết bị phần cứng đắt tiền như tổng đài điện thoại cổ điển. Tổng đài IP Phone cho phép nhân viên làm việc từ bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Giúp tiết kiệm chi phí di chuyển và tăng tính linh hoạt cho nhân viên. Ngoài ra, tổng đài cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu nhỏ hệ thống khi cần thiết. Giúp tiết kiệm chi phí đầu tư. Đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc và tính linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.
Quản lý dễ dàng
Tổng đài IP cho phép quản lý dịch vụ khách hàng một cách bằng cách lưu trữ trên một nền tảng duy nhất. Bao gồm: thông tin, lịch sử giao dịch và tương tác với khách hàng. Dễ dàng xem xét thông tin và giải quyết các yêu cầu một cách nhanh chóng. Thêm vào đó, tổng đài IP cho phép quản lý theo dõi hiệu suất của nhân viên bằng cách:
- Ghi lại các cuộc gọi
- Số lượng cuộc gọi đã tiếp nhận,
- Thời gian phục vụ
- Số lượng khách hàng đã giải quyết thành công.
Việc này giúp quản lý có thể đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên. Góp phần vào việc cải thiện quy trình làm việc.
Tích hợp với các ứng dụng khác
Tổng đài IP Phone có thể tích hợp với nhiều ứng dụng khác để đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp. Các ứng dụng thông thường mà tổng đài IP Phone có thể tích hợp bao gồm:
- Hội nghị trực tuyến: Tích hợp với các ứng dụng hội nghị trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams. Giúp nhân viên có thể làm việc từ xa và tiết kiệm thời gian di chuyển.
- Hệ thống quản lý khách hàng (CRM): Tích hợp với các CRM như Salesforce, Zoho CRM, Hubspot. Giúp nhân viên bán hàng nắm bắt thông tin khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
- Hệ thống quản lý dịch vụ khách hàng (Helpdesk): Tích hợp với các Helpdesk như Zendesk, Freshdesk, Desk.com. Giúp nhân viên hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.
Khả năng mở rộng không giới hạn
Đây là một trong những ưu điểm nổi bật của tổng đài IP. Với thiết lập tổng đài IP, doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống theo nhu cầu của họ. Không cần phải lo lắng về việc thay đổi hệ thống hoàn toàn. Bạn có thể thêm các trình điều khiển (PBX) mới để mở rộng hệ thống một cách dễ dàng. Đồng thời tổng đài IP cũng cung cấp các điểm cuối IP (IP endpoint) cho phép kết nối các điện thoại IP hoặc softphone trực tiếp vào hệ thống.
Việc này giúp mở rộng số lượng điện thoại và tăng khả năng sử dụng của hệ thống. Hi vọng bài viết trên đây sẽ cho bạn cái nhìn chi tiết hơn về tổng đài IP. Không chỉ mang lại nhiều lợi ích mà còn giảm thiểu được những chi phí không cần thiết. Liên hệ ngay softphone.vn để được tư vấn hỗ trợ nhiệt tính nhất.
